Interne controle 2022
Reguliere interne controles
De interne controles over 2022 zijn door het team Administratieve Organisatie en Interne Controle (Team AO/IC) uitgevoerd volgens het door Gedeputeerde Staten in december 2021 vastgestelde Concern Interne Controle Plan 2022. Met dit plan geven Gedeputeerde Staten invulling aan artikel 5.3 lid 4 van de ‘Financiële verordening provincie Zuid-Holland 2021’. In dit artikel is opgenomen dat Gedeputeerde Staten jaarlijks zorgdragen voor de interne controle (IC) op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen.
Het jaar 2022 wordt gekenmerkt door zowel consolidatie als doorontwikkeling voor wat betreft de interne beheersing binnen de provincie. Zo zijn de nodige stappen gezet in de voorbereidingen voor de implementatie van de wetswijziging die als gevolg heeft dat Gedeputeerde Staten met ingang van het verslagjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven. Eind 2021 is een applicatie aangeschaft die een groot deel van het proces van de uit te voeren interne controles automatiseert en daarmee een bijdrage levert aan meer efficiëntie en uniformiteit bij de uitvoering van de interne controles. De implementatie van deze applicatie wordt, naar verwachting, medio 2023 afgerond. Verder is in 2022 gestart met het ontwikkelen en toepasbaar maken van data-analyse voor de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden op de salarislasten. Tenslotte heeft de organisatie, samen met Deloitte, de eerste stappen gezet om te komen tot een routekaart die aangeeft op welke wijze de kwaliteit van de geautomatiseerde omgeving van de provincie verder verbeterd kan worden.
De volgende interne controles zijn in 2022 uitgevoerd:
- Verwerven en aannemen (Inkopen, aanbesteden, prestatielevering en factuurbetaling, grondadministratie);
- Verstrekken en vaststellen subsidies;
- Genereren van inkomsten (onderdeel Overige opbrengsten);
- Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Betalingsverkeer);
- Instandhouden bedrijfskapitaal (onderdeel Salarissen);
Naar aanleiding van de in 2022 uitgevoerde interne controles zijn met de proceseigenaren en het management afspraken gemaakt om de opzet, bestaan en werking van de processen en beheersmaatregelen, waar nodig, verder te verbeteren.
Aanvullende interne controles/onderzoeken
Naast de reguliere interne controles is in 2022 ook een aantal aanvullende interne controles uitgevoerd. Aanleiding hiervoor waren: interne/externe ontwikkelingen, verzoeken vanuit management en bestuur of aanbevelingen van de accountant zoals die zijn opgenomen in zijn managementletter. De uitvoering van deze aanvullende interne controles zal hierna kort worden toegelicht.
Impact COVID-19
Zowel in 2021 als in 2022 heeft de provincie de ontwikkelingen met betrekking tot COVID-19 op de voet gevolgd om tijdig en adequaat te kunnen reageren op de mogelijke (financiële) gevolgen van de COVID-19 crisis. Naast de bijzondere aandacht voor de rechtmatigheid van de aan openbaar vervoersbedrijven verstrekte beschikbaarheidsvergoedingen heeft ook monitoring plaatsgevonden op de mogelijke financiële gevolgen van COVID-19 voor de jaarrekeningposten debiteuren, verbonden partijen/deelnemingen, subsidies, leningen u/g /gewaarborgde geldleningen en de schade bij infrastructurele projecten en onderhoudsprojecten. Bij de uitvoering van de reguliere interne controles heeft COVID-19 specifieke aandacht gekregen in de controleaanpak die het Team AO/IC heeft gehanteerd. Daarnaast was het Team AO/IC direct betrokken bij het jaarrekeningproces 2021 (uitvoering in het voorjaar 2022) en werd vanuit die hoedanigheid, samen met de betrokken collega’s, bewaakt dat informatie over de mogelijke (financiële) effecten van COVID-19 op genoemde dossiers tijdig beschikbaar was zodat deze, indien noodzakelijk, verantwoord kon worden in de jaarrekening 2021.
Inkoopsysteem PINK
Na de ingebruikname van het nieuwe inkoopsysteem PINK in maart 2021 zijn verschillende aanloopproblemen en kinderziektes geconstateerd. Zo bleek dat het op een efficiënte manier verkrijgen van betrouwbare data uit PINK en het faciliteren van het structureel vastleggen van een deugdelijke onderbouwing van een goedgekeurde prestatie niet in alle gevallen mogelijk was. In 2022 heeft de organisatie stappen gezet in de verbetering van genoemde aanloopproblemen. Zo is bijvoorbeeld, voor het onttrekken van relevante informatie uit PINK, een aantal tabulars in gebruik genomen die continue in ontwikkeling blijven. Het deugdelijk vastleggen van goedgekeurde prestaties is door middel van trainingen en instructies onder de aandacht gebracht van de betrokken medewerkers. Deze lijn wordt in 2023 doorgezet.
Vooruitblik 2023
In 2023 zal, naast de reguliere interne controles, ook een aantal bijzondere controles worden uitgevoerd. Dit, naar aanleiding van de aanbevelingen van de accountant zoals die zijn opgenomen in de managementletter 2022. Deze aanvullende controles worden hierna beknopt toegelicht.
Projecten
In de provinciale organisatie zijn in het afgelopen jaar verschillende stappen gezet om het projectmanagement steeds verder te verbeteren. Ook in 2023 krijgt de verdere verbetering van het projectmanagement de nodige aandacht. Hierbij worden, onder andere, bepaalde projecten of aspecten van goed projectmanagement gedurende het jaar getoetst.
IT-Audit
De organisatie heeft besloten om in 2023 certificeerbaar te zijn voor ISO27001. Dit is een norm voor informatiebeveiliging met als doel de general IT-controls doorlopend en zichtbaar te laten functioneren. Deze general IT-controls hebben betrekking op toegangs- en autorisatiebeheer, change management en wachtwoordbeleid. Nadat de organisatie certificeerbaar is voor ISO 27001 wordt in overleg met de accountant nagaan of het uitvoeren van een IT-audit wenselijk/nuttig is voor 2023. Bij het uitvoeren van deze IT-audit worden niet alleen de general IT-controls, maar waar mogelijk, ook de application controls (lees: geautomatiseerde beheersmaatregelen binnen de applicaties die door de ambtelijke organisatie gebruikt worden) betrokken.