Ontwikkelingen 2023
Naast het hiervoor beschreven vooruitblik op de ontwikkelingen die in 2023 direct betrekking hebben op de uit te voeren (interne) controles is er ook een aantal interne en externe ontwikkelingen te benoemen die van invloed (gaan) zijn op de interne beheersing van de provincie als geheel. Deze ontwikkelingen worden hieronder toegelicht.
Rechtmatigheidsverantwoording Gedeputeerde Staten
Eén van de huidige ontwikkelingen die voor de provincie van belang is, vormt de implementatie van de wetswijziging die erin voorziet dat met ingang van het verslagjaar 2023 Gedeputeerde Staten een rechtmatigheidsverantwoording moet afgeven. De beoogde ingangsdatum was het verslagjaar 2021, maar mede als gevolg van de COVID-19 omstandigheden, heeft de Tweede Kamer de bijbehorende wetswijziging vastgesteld waarin is bepaald dat de ingangsdatum 1 januari 2023 is. Dit houdt in dat Gedeputeerde Staten voor het eerst bij de jaarrekening 2023 een Rechtmatigheidsverantwoording moeten afgeven.
Ondanks het feit dat de inwerkingtreding van deze wetswijziging is uitgesteld heeft de organisatie ook in 2022 de nodige stappen gezet ter voorbereiding van de implementatie hiervan. Zo is de controle van de jaarrekening 2021 gebruikt om te kijken of de organisatie al in staat is om te voldoen aan de vereisten van de rechtmatigheidsverantwoording. Op deze manier worden mogelijke knelpunten tijdig ontdekt en kunnen noodzakelijke aanpassingen tijdig worden doorgevoerd. Op aangeven van de accountant vormden de volgende specifieke onderwerpen de scope van deze testcase:
- Beoordeling begrotingsrechtmatigheid
- Beoordeling uitputting gevoteerde kredieten
- Naleving van de aanbestedingsregels
- Misbruik en oneigenlijk gebruik
- Staatssteun
Bij de uitvoering van deze werkzaamheden is, onder andere, geïnventariseerd welke informatie met betrekking tot deze onderwerpen beschikbaar is, of en zo ja, welke controles binnen de organisatie in 2021 zijn uitgevoerd om de rechtmatigheid van relevante handelingen vast te stellen en wat de uitkomsten zijn geweest van deze controles. Mede aan de hand van de uitkomsten van deze inventarisatie en gesprekken met direct betrokken medewerkers is vastgesteld of de organisatie al gereed is om zelfstandig de controle op de rechtmatigheid te kunnen uitvoeren of dat er nog aandachtspunten zijn die in de komende maanden moeten worden opgevolgd. De algemene conclusie is dat, voor wat de vijf genoemde onderwerpen betreft, de organisatie in de basis in staat is deze controle op de rechtmatigheid zelfstandig te kunnen uitvoeren. Wel zijn er per dossier één of meerdere aandachtspunten die moeten worden opgepakt om er voor te zorgen dat deze rechtmatigheidscontrole uiteindelijk volledig zelfstandig en zo efficiënt en effectief mogelijk kan worden uitgevoerd.
Mede op aangeven van de accountant is ook het verslagjaar 2022 aangemerkt als ‘leertraject’ voor de Rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij staan de vijf genoemde onderwerpen ook weer centraal, waarbij vooral aandacht besteed zal worden aan de opvolging van genoemde aandachtspunten uit 2021. Daarnaast vraagt de vaktechnische onderbouwing (lees: dossiervorming) van deze vijf onderwerpen de nodige aandacht. Ook richt de organisatie zich in 2023 volop op de uitvoering van de verschillende onderdelen van de rechtmatigheidscontrole om Gedeputeerde Staten in staat te stellen in het voorjaar van 2024 de Rechtmatigheidsverantwoording 2023 af te geven. Deze activiteiten worden in nauwe samenwerking met de accountant uitgevoerd.
Automatisering en interne controle
Automatisering speelt een steeds belangrijker rol bij de uitvoering van de interne controles. Zo kan de inzet van data-analyse tot een meer efficiënte uitvoering van de interne controles binnen de organisatie leiden. Naast de inzet van data-analyse, moet ook de kwaliteit van de geautomatiseerde omgeving van de hele provinciale organisatie verder verbeterd worden.
Data-analyse
In 2022 is gestart met het ontwikkelen en het waar mogelijk toepassen van data-analyse in de interne controle op de loonkosten. De resultaten hiervan zijn afgestemd met de accountant waarbij Deloitte heeft aangegeven dat deze resultaten voor hen ‘bruikbaar’ zijn voor hun controle van de provinciale jaarrekening (zie managementletter 2022). In 2023 zal de organisatie verdere stappen zetten op het gebied van de inzet van data-analyse. In afstemming met de accountant zal nagegaan worden op welke wijze en bij welke andere interne controles data-analyse in 2023 kan worden ingezet.
Kwaliteit geautomatiseerde omgeving
De accountant heeft in het afgelopen jaar nadrukkelijk aandacht gevraagd voor de geautomatiseerde omgeving van de provincie. Mede met het oog op de eerder genoemde Rechtmatigheidsverantwoording heeft Deloitte gewezen op het feit dat deze Rechtmatigheidsverantwoording wordt gebaseerd op het uitgangspunt dat de interne processen zodanig effectief werken dat onrechtmatigheden niet voorkomen of tijdig worden gesignaleerd en worden voorkomen voordat een financiële beheerhandeling wordt uitgevoerd. Op dit moment voldoen nog niet alle processen binnen de provincie hieraan. Dit wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door het feit dat de geautomatiseerde omgeving van de provincie nog niet voldoet aan de minimale vereisten die hiervoor noodzakelijk zijn (o.a. toegang- en rechtenbeheer). De provincie heeft in 2021 de ambitie uitgesproken om de kwaliteit van de processen verder te verbeteren. Het investeren in (de kwaliteit van) de IT-omgeving van de provincie blijft noodzakelijk. Samen met Deloitte is de organisatie bezig een routekaart op te stellen waarin wordt beschreven welke stappen gezet moeten worden om te komen van de huidige situatie van de IT-omgeving naar de gewenste situatie. In 2022 heeft de organisatie verschillende activiteiten uitgevoerd om de geautomatiseerde omgeving van de provinciale organisatie verder te verbeteren. Het belangrijkste traject dat hiervoor in gang is gezet betreft het in 2023 certificeerbaar worden voor ISO27001. Dit is een norm voor informatiebeveiliging met als doel de general IT-controls doorlopend en zichtbaar te laten functioneren. In 2023 wordt genoemde routekaart voor de IT-omgeving verder ingevuld én uitgevoerd.